【ハウツー】1通のメールが命取り!? やってはいけないビジネスメール5つのタブー

2012年7月27日（金）(マイナビニュース)

プライベートでもビジネスでも、コミュニケーションツールとして不可欠な電子メール。
プライベートでの利用はともかく、ビジネスで利用する場合は言葉遣いなどのメールエチケットはもちろん、タブーもある。

Open Forumが「5 E-mails Successful People Don't Send(成功する人が絶対に送らない5パターンの電子メール)」という記事で、ビジネスメールのタブーをアドバイスしているので、紹介しよう。

○相手に悪い評価を下す
社内でチームや部下に失敗を指摘する、あるいは蔑むような電子メールは絶対にNGだ。
相手の失敗を指摘することで、自分が優位に立てると思うかもしれない。
だが、電子メールでネガティブなことを言う行為は、あなた自身の社会性やモラルの低さを示すことになる。

失敗を指摘したい場合は直接告げて相手の反応を見ること。相手が最初の一言で理解してくれれば、くどくどと繰り返す必要はない。

このような電子メールを送るべきではない理由は、もう1つある――あなたがメールに書いた辛辣な言葉は、相手が消さない限り受信ボックスに残り、何度でも開くことができるのだ。件名を見るだけで、あなたの言葉を思い出して落ち込んだり反感を抱いたりするかもしれない。
衝突を過去のものにして前進するには、対面でのコミュニケーションがベストなのだ。

○休み中の自動応答メール
1、2日休むのであれば、自動応答でわざわざ知らせることはない。
自動応答メッセージは相手によっては不愉快に思ったり、苛立ったりする人もいる。
であれば、1日遅れの返事のほうがましだ。よくよく考えれば、緊急を要するようなメールはそんなにたくさんないはずだ。

○面識がない人への勧誘やお願いのメール
何かお願いしたいことや聞きたいことがある時、面識がない人にいきなりメールを送るのは、有効な手段ではない。
その人を知っている人がいたら、ぜひ紹介して取り次いでもらおう。
このほうが、リーチしたい相手に親近感や信頼を持ってもらえるし、返事も速いはずだ。

こうしたことからも、常日頃からのネットワークづくりは大切と言えそうだ。
SNSによってネットワークを維持することはラクになっているので、うまく活用したいものだ。

○ランチかメールか
顔が広い人、いろいろな分野を知っていてアドバイスをくれる人など、「与える」ものが多い人ほど、時間が少ない。
こうした人には、ランチタイムを1時間もらうよりも、知りたいことを明確に聞くほうが効果的だ。

例えば半導体分野で経験のある営業マンとやり取りしたい時、そんな人を知っていそうな人には、ランチではなくメールで聞いて紹介してもらうべきだ。
ターゲットの営業マンにはメールであなたが聞きたいことを伝えよう。
相手がすぐに応じないのなら、ランチに誘うのも手だ。

相手の許容時間を推測するのは難しいが、基本的なルールとして、仕事や報酬があることをオファーするならばランチはOK、とのことだ。

○写真付き電子メール
顔写真付きの電子メールを送る場合は無難な写真を選ぶように。他の人が一緒に写っているものなどはNGだ。

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一概に上記が正解かはわからないけど、
相手に悪い評価を下すとか、社内でチームや部下に失敗を指摘する、あるいは蔑むとかは絶対にあかんな。
でも、どこの会社でもこんなことをする人はいてはるね…。

あと、あまりメールに頼り過ぎるのも難。
できるだけface to faceに近いに越した事はない。
自分もなるべく、改めて気を付けよう。